Błędy w komunikacji

Błędy w komunikacji – bariery komunikacyjne

Bariery komunikacyjne

Błędy w komunikacjiBłędem może być popełnianie błędów podczas komunikacji. Na przykład, jeśli wyślesz wiadomość e-mail bez sprawdzania jej, a później zdasz sobie sprawę, że zawiera ona błąd, możesz wyglądać na zaniedbaną i nieprofesjonalną.

Ale inne błędy w komunikacji mogą mieć bardziej poważne konsekwencje. Mogą niszczyć reputację, denerwować klientów, a nawet prowadzić do utraty przychodów.

W tym artykule przyjrzymy się 9 typowym błędom w komunikacji oraz przedyskutujemy, co możesz zrobić, aby ich uniknąć.

Błędy w komunikacji
Błędy w komunikacji.


Błąd 1: Brak edycji swojej pracy

Błędy ortograficzne, tonowe i gramatyczne mogą sprawić, że będziesz wyglądać na niedbałego. Dlatego ważne jest, aby sprawdzić wszystkie komunikaty przed ich wysłaniem.

Nie polegaj na sprawdzaniu pisowni: nie będą zbierać słów, które są niewłaściwie używane. Zamiast tego sprawdź swoją pracę i użyj słownika, aby wyszukać dowolne słowa, których nie masz pewności.

Wyłapanie błędów we własnej pracy może być trudne, dlatego warto poprosić kolegę, aby przejrzał kluczowe dokumenty przed ich rozpowszechnieniem. Ewentualnie przeczytaj swoją pracę na głos – dzięki temu łatwiej złapać literówki i błędy tonowe. Następnie poświęć czas na zastanowienie się nad swoim dokumentem i dokonanie ostatecznych zmian.

Błąd 2: Dostarczanie złych wiadomości przez e-mail

Czy ogłosisz zwolnienia dla swojego zespołu przez e-mail lub komunikator? Gdybyś to zrobił, mógłbyś wszystkich bardzo zdenerwować!

Pisemne kanały komunikacji nie pozwalają na zmiękczenie trudnych wiadomości za pomocą sygnałów niewerbalnych (takich jak język ciała), i nie pozwalają na natychmiastowe reagowanie intensywnymi emocjami.

Jeśli chcesz przekazać złe wiadomości, zrób to osobiście i zastanów się, jak możesz zrobić to z wyczuciem, tak abyś mógł przekazać swoją wiadomość, ale jednocześnie zminimalizować długotrwałe zdenerwowanie.

Gdy przesyłasz trudną wiadomość osobiście, łatwiej jest dostrzec znaki, że ludzie źle zrozumieli kluczowe części wiadomości lub że szczególnie źle wykorzystali tę informację. Następnie możesz podjąć kroki, aby wyjaśnić swoją wiadomość, lub pomóc ludziom radzić sobie z trudnymi wiadomościami.

Błąd 3: Unikanie trudności w rozmowach

W pewnym momencie będziesz musiał podać przekierowującą informację zwrotną. Kuszące jest próba uniknięcia tych rozmów, ale może to spowodować dalsze problemy – na przykład, może się okazać, że niewielki problem, który “odpuścisz” wkrótce stanie się dużym problemem.

Przygotowanie jest kluczem do obsługi trudnych rozmów. Naucz się dawać wyraźne, praktyczne opinie i wykorzystuj narzędzia, takie jak techniki takie jak Zachowanie – Wpływ i Sugestia, aby zachęcić ludzi do zastanowienia się nad swoim zachowaniem.

Możesz także najpierw odegrać swoją rolę w rozmowie, abyś czuł się pewnie zarówno w swoich słowach, jak i w języku ciała.

Błąd 4: Nie bycie asertywnym

Asertywność polega na stwierdzeniu, czego potrzebujesz, biorąc pod uwagę potrzeby i potrzeby innych.

Nie zawsze musi pójść twojej myśli, gdy jesteś asertywny, ale masz większe szanse na to, lub osiągnięcie kompromisu, ponieważ jasno określiłeś swoje potrzeby.

Uwaga:

Asertywność to nie to samo, co agresja. Bycie agresywny oznacza naciskanie, aby uzyskać własną korzyść, nie myśląc o prawach, pragnieniach i potrzebach innych osób.

Błąd 5: Reagowanie, nie udzielanie odpowiedzi

Czy kiedykolwiek krzyczałeś na kolegę z frustracji lub wysłałeś krótką odpowiedź na e-mail, nie zastanawiając się nad swoim punktem widzenia? Jeśli tak, prawdopodobnie zareagowałeś emocjonalnie, zamiast odpowiadać spokojnie.

Ten rodzaj emocjonalnej reakcji może zaszkodzić twojej reputacji. Możesz denerwować ludzi swoimi silnymi emocjami i sprawiać wrażenie, że brak ci samokontroli i inteligencji emocjonalnej.

Błąd 6: Stosowanie podejścia “uniwersalnego dla wszystkich” do komunikacji

Jeśli używasz podejścia “uniwersalnego” do komunikacji, możesz przeoczyć różne osobowości, potrzeby i oczekiwania ludzi. W rzeczywistości, twoja komunikacja powinna w jak największym stopniu uwzględniać te różnice.

Jeśli przygotowujesz prezentację, upewnij się, że doceniasz to, że ludzie mają różne style uczenia się i że je uwzględniasz. Oznacza to, że wszyscy – od tych, którzy najlepiej uczą się poprzez czytanie do tych, którzy preferują bardziej praktyczne podejście – mogą skorzystać z Twojej sesji.

Błąd 7: Nie utrzymywanie otwartego umysłu podczas spotkań z nowymi ludźmi

Dzisiejsze miejsce pracy jest zbiorem różnic etnicznych, religijnych, wiekowych, orientacji seksualnej, zdolności i punktów widzenia. Te różnice tworzą bogate spektrum doświadczeń i opinii, które mogą znacznie poprawić nasze życie.

Jednak może kusić stereotypy nowych współpracowników lub klientów, czy też przyjmować założenia na ich podstawie oparte tylko na kilku informacjach. Jest to szczególnie ważne, jeśli nie masz dużo czasu, aby je dobrze poznać.

Założenia hamują otwartą komunikację, ponieważ nie uwzględniasz własnego unikalnego tła, osobowości i doświadczenia drugiej osoby. Z biegiem czasu może to zagrozić twojemu związkowi z nimi.

Więc odłóż czas na słuchanie, gdy spotkasz kogoś nowego. Daj im trochę miejsca na rozmowę o swoich punktach widzenia i poświęć czas, aby je zaabsorbować.

Następnie naucz się zarządzać różnicami kulturowymi, aby uwzględnić potrzeby i oczekiwania każdej osoby. Jeśli często pracujesz z ludźmi z zagranicy, poznaj ideę inteligencji kulturowej, abyś mógł zacząć dostosowywać swoje zachowanie, gdy natkniesz się na ludzi z różnych kultur.

Błąd 8: Zakładanie, że twoje przesłanie zostało zrozumiane

Zawsze staraj się sprawdzić, czy ludzie zrozumieli twoją wiadomość.

Na przykład, kiedy wyślesz e-maila, możesz zachęcić ludzi do odpowiedzi na pytania lub do odpowiedzi, jeśli nie zrozumieli części wiadomości.

Lub, jeśli dałeś prezentację, zarezerwuj czas dla ludzi, aby omówić główne punkty lub zostawić czas na pytania na końcu.

Wskazówka:

Aby sprawdzić, czy jesteś właściwie zrozumiany, użyj otwartych pytań, które zaczynają się od “jak”, “dlaczego” lub “co”. Zachęcają do refleksji i pomagają członkom widowni w wyjaśnieniu tego, co oni osobiście wzięli ze swojej komunikacji.

Błąd 9: przypadkowe naruszenie prywatności innych osób

Czy kiedykolwiek przesłałeś poufną wiadomość e-mail do niewłaściwej osoby lub wysłałeś nieprawidłowy załącznik? Tego typu błędy mogą powodować poważne problemy handlowe, naruszać prywatność ludzi i prowadzić do zakłopotania i zamieszania.

Aby uniknąć tych problemów, przed wysłaniem wiadomości wybierz poufne wiadomości, a następnie dokładnie sprawdź ich adres e-mail. Jeśli program pocztowy automatycznie wypełnia adresy e-mail, możesz wyłączyć tę funkcję, aby móc świadomie wybrać właściwego odbiorcę.

Pomocne może być przygotowanie tych wiadomości e-mail w dokumencie do edycji tekstu lub pustej wiadomości e-mail, a następnie wklejenie tekstu do nowej wiadomości. W ten sposób nie będzie przypadkiem zawierać żadnych informacji z poprzednich wiadomości.

Jeśli wysyłasz wrażliwy lub poufny załącznik, sprawdź, czy nie znaleziono “śledzonych zmian” lub komentarzy i upewnij się, że wysyłasz odpowiednią wersję.

Kluczowe punkty

Każdy od czasu do czasu popełnia błędy w komunikacji. Będziesz jednak chronić swoją reputację, jeśli unikniesz najczęstszych błędów.

Kluczem do dobrej komunikacji jest myślenie o potrzebach odbiorców. Przygotuj ostrożnie każdy e-mail, dokument i prezentację i poświęć trochę czasu, aby to sprawdzić.

Przede wszystkim pamiętaj, że komunikacja jest procesem dwukierunkowym. Przygotuj się na pytania i wysłuchaj tego, co mają do powiedzenia Twoi odbiorcy.

Z czasem odkryjesz, że unikanie tych typowych błędów komunikacji znacznie poprawi jakość twoich wiadomości, twojej reputacji, twoich roboczych związków i satysfakcji z pracy.

Sprawdź też:

DARMOWY TEST OSOBOWOŚCIOWY: https://antonilacki.com
FANPAGE ANTONIEGO: https://www.facebook.com/antonilacki
INSTAGRAM: http://instagram.com/antonilacki
PODCAST: http://soundcloud.com/antonilacki
YOUTUBE: https://www.youtube.com/antonilacki
Grupa do zadawania pytań i odpowiedzi: http://facebook.com/groups/antonilackicom

KONTAKT
kontakt@antonilacki.com


Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o