Jak dawać informacje zwrotną?

Jak dać feedback w pracy?

Pracownicy i menedżerowie na całym świecie obawiają się tego rytuału. Sami stworzyliśmy ten problem. Zinstytucjonalizowaliśmy przekazywanie i otrzymywanie informacji zwrotnych. Zapisujemy nasze komentarze i dokumentujemy wszystkie rzeczy, które odnotowujemy na temat wyników danej osoby. A potem, jak wielki kot gotowy do skoku, menedżer przywozi nieszczęśliwego pracownika do biura i wypuszcza na niego roczną wartość “konstruktywnej krytyki”.

Nic dziwnego, że ten proces jest tak niepokojący i wywołujący strach. To jest właśnie złe środowisko emocjonalne, w którym można dyskutować o wydajności, przedstawiać sugestie ulepszeń i mówić o celach na przyszłość. Szkoda, ponieważ dawanie i odbieranie informacji zwrotnych jest kluczem do angażowania ludzi i utrzymywania ich na dobrej drodze.

Kiedy zrobi się to we właściwy sposób i we właściwych intencjach, informacja zwrotna może doprowadzić do wyjątkowej wydajności. Pracownicy muszą wiedzieć, co robią dobrze, a nie tak dobrze. Aby naprawdę usłyszeć swoje przemyślenia i sugestie dotyczące sposobów poprawy, opinie muszą być dostarczane ostrożnie i często.

Przekazywanie opinii jest umiejętnością. I podobnie jak wszystkie umiejętności, potrzeba praktyki, aby to naprawić. W tym wpisie i filmie podamy kilka wskazówek, w jaki sposób możesz konstruktywnie i skutecznie przekazywać opinie.

Dobrym pierwszym krokiem jest zmiana używanego słownictwa. Nikt nie lubi dostawać negatywnego feedbacku, a pozytywny insynuuje, że ten drugi będzie negatywny. Dlatego znacznie lepiej użyć słowa feedback przekierowujący lub feedback wzmacniający.

Kolejnym krokiem jest podanie 3 ważnych punktów

  1. Zachowanie (co?) – co konkretnie sprawiło, że dajemy ten feedback. Informacja w stylu “źle pracujesz” nie wystarczy. Trzeba podać dokładne zachowanie skupiając się tylko i wyłącznie na faktach – bez żadnych domysłów.
  2. Wpływ (dlaczego?) – czyli dlaczego ktoś ma to zachowanie przekierować lub wzmocnić. Jaki to ma wpływ na zespół, jego wyniki, czy nawet na Ciebie. Zawsze również należy pamiętać o faktach. Jeżeli ktoś nie wykonał swojego zadania i musisz to zrobić za niego nie mów, że zajęło Ci to “trochę/dużo czasu”. Powiedz prawdę zgodną z faktami, wtedy unikniesz poczucia “bycia niemiłym”.
  3. Sugestia (jak?) – czyli co dana osoba ma zrobić z tym feedbackiem. O tyle o ile przy feedbacku wzmacniającym jest to dość logiczne, tak w feedbacku przekierowującym już nie do końca. Musisz podać bardzo konkretne instrukcje i jasno wyrazić swoje oczekiwania

Trzymając się tych instrukcji, aby przekazać skuteczne opinie dla pracowników lub współpracowników, będziesz mieć zmotywowany i skoncentrowany zespół; a Ty i Twoi pracownicy skorzystacie z pracy w otwartym i bardziej komunikatywnym środowisku.

Satysfakcja uzyskana dzięki wzrostowi wydajności i zespołowi pracującemu razem jak dobrze naoliwiona maszyna sprawi, że wysiłek poświęcony regularnym sesjom zwrotnym będzie całkowicie opłacalny.