Jak pisać maile

Jak pisać maile

Jak poprawnie pisać maile

Najczęstsze błędy w mailach

Czego unikać w mailach?

Z napływem e-maili, które codziennie otrzymujemy, trudno jest sobie wyobrazić, w jaki sposób każdy może nadążyć za nawykami e-mailowymi.

O ile opanowanie sztuki dobrej etykiety e-mailowej nie oznacza wysyłania pięknie zaaranżowanej prozy za każdym razem – to by trwało wiecznie – jeśli uda ci się uniknąć tych złych nawyków, to wyjdziesz na dobry początek.

Wysyłanie “pilnych” e-maili, które nie są pilne

Kiedy co drugi mail od Ciebie ma dopisek **PILNE**, ludzie z biegiem czasu przestaną traktować te maile jako na prawdę pilne. Uważaj kiedy używasz tego dopisku i nie używaj go w niepilnych przypadkach

Bo kiedy w końcu wyślesz naprawdę pilny e-mail, nikt nie będzie zwracał uwagi, mówi.

Bycie zbyt swobodnym

Choć ton twojej wiadomości powinien odzwierciedlać twój związek z odbiorcą, to zbyt duża nieformalność sprawi, że staniesz się nieprofesjonalny.

Warto rozsądnie posługiwać się wykrzyknikami, emotikonami, kolorowym tekstem, fantazyjnymi czcionkami i skrótami.

Co więcej, nie każdy może szybko odkodować akronimy, takie jak ASAP, FYI, BTW, KMWTW itp.

Bądź szczególnie ostrożny, jeśli pracujesz z ludźmi z różnych pokoleń.

Bycie zbyt sztywnym

W tym samym czasie nie chcesz wyglądać jako robot.

Możesz dodać trochę entuzjazmu lub osobowości do swoich e-maili.

Ja też czasami otrzymuje jednokreskowe e-maile, które są tak transakcyjne, że brzmią jakby pisał je automat.

Odpowiadanie wszystkim

E-mail nie jest imprezą w pokoju przerw, to narzędzie komunikacji. Jeśli odpowiadasz na e-mail wysłany do grupy, upewnij się, że naciskasz tylko” odpowiedz wszystkim “, jeśli twoja odpowiedź jest naprawdę potrzebna, aby wszyscy mogli ją otrzymać.”

Cc’ing bez zatwierdzenia


Udostępnianie informacji, które nie należą do Ciebie, jest denerwujące. Może to być  to również spora odpowiedzialność.

Niezależnie od tego, czy jesteś klientem w e-mailu, w którym szef powiedział coś o nim lub współpracowniku w sieci e-mailowej, w której inny współpracownik udostępnia dane osobowe. Nikt nie lubi, aby ktoś inny decydował się na kogoś, kto nie został zapytany jako pierwszy.

Najlepszą zasadą jest, aby nigdy nie zakładać, że możesz dzielić się wiadomościami z kimś nowym w rozmowie.

Bcc’ing

Nie jestem wielkim zwolennikiem ślepego kopiowania ludzi w wiadomościach e-mail. 

Bcc’ing przekazuje nieufność i tajemnicę, mówi.

Jeśli chcesz przekazać wiadomość e-mail do kogoś, kto technicznie nie powinien być w sieci, wytnij i wklej wiadomość e-mail w osobnym adresie e-mail dla tej osoby.

Wpisywanie niejasnego tematu

“To ja”, “Hej” lub “FYI” dają adresatowi wiadomości e-mail, że nic nie wskazuje na to, o czym piszesz w wiadomościach e-mail, i w związku z tym rzadziej otworzą pocztę.

Żadna z nich nie wymaga natychmiastowej uwagi. Adres e-mail w miejscu pracy jest najlepszy, gdy jest jasny i zwięzły, a otrzymanie wskazówki może zachęcić ich do szybszego czytania i odpowiedzi.

Śmieszny adres e-mail

Jeśli wysyłasz wiadomość e-mail w celach zawodowych, czy to do klienta, współpracownika lub potencjalnego pracodawcy, unikaj wysyłania go z nieprofesjonalnego konta e-mail.

Coś dziecinnego, wulgarnego lub bezsensownego ustawi negatywny sygnał od samego początku. Jeśli nalegasz na zachowanie “s3xikicia@buziaczek.net”, przynajmniej stwórz oddzielne konto e-mailowe ściśle dla profesjonalnych e-maili.

Umieszczanie słów w WIELKICH LITERACH

CZY TY MNIE SŁYSZYSZ?!?! Ponieważ tak wygląda użycie capslocka.

Jeśli nie chcesz dać swojemu adresatowi e-mail ataku serca, wyłącz CAPS LOCK. I skoro już jesteśmy na tym etapie, złagodź te wszystkie wykrzykniki.

Wysyłanie zbyt wielu osobistych wiadomości e-mail

Dowcipy, wzruszające historyjki i cytaty motywacyjne wysyłane przy okazji mogą poprawić humor, ale szybko mogą stać się męczące.

“Bez względu na to, jak dobrze masz na myśli, codzienne bombardowanie poczty e-mail współpracowników może zachęcić ich do automatycznego usuwania” – mówi.

Tracenie zimnej krwi

Może to być kuszące, aby pokazać trochę złości w e-mailu, szczególnie gdy czekałeś na coś, co nie zostało dostarczone. Nie rób tego.

Ludzie zawsze pamiętają e-mail. Dlatego warto wysyłać je “na chłodno”

Zamiast tego lepiej napisać wiadomość e-mail, którą chcesz wysłać, zapisując ją w folderze wersji roboczych przez 48 godzin, a następnie zmieniając ją, aby usunąć niepotrzebne treści.

Być szorstkim

Jeśli znasz tę osobę naprawdę dobrze, możesz czasem zrezygnować z drobiazgowości.

Ale jeśli osoba, do której piszesz jest koleżanką biznesową lub klientem, nie popełnij błędu przy braku uprzejmości. Użyj słów takich jak” proszę “,” dziękuję “.

Liczne literówki

“Wysłane z mojego iPhone’a” nie jest wymówką dla niechlujnych wiadomości e-mail.

Jeśli wiadomość e-mail jest ważna na tyle, aby wysłać ją w biegu, wystarczy przejrzeć ją 2 razy, zanim ją wyślesz.

Wysyłanie e-maili o godzinie 3:00

Nawet w tym świecie 24/7, większość ludzi patrzy na znacznik czasu i  jeśli pokazuje jakąś szaloną godzinę rano, w najlepszym razie myślą, że jesteś pracoholikiem, który nie ma życia. W najgorszym przypadku uważają cię za kogoś kto ma obsesję.

Jeśli inspiracja uderzy Cię o dziwnej godzinie w nocy, sugeruję napisanie e-maila, zapisanie go w folderze roboczym i wysłanie go w godzinach pracy.

Irytująca interpunkcja

Jeśli zdecydujesz się użyć wykrzyknika, użyj tylko jednego, by przekazać emocje.

Ludzie czasami dają się ponieść emocjom i umieszczają na końcach zdań kilka wykrzykników, których wynik może wydawać się zbyt emocjonalny lub niedojrzały. Wykrzykniki powinny być używane oszczędnie na piśmie.

Nieprofesjonalne czcionki

Purple Comic Sans ma swój czas i miejsce – może? – ale w przypadku korespondencji biznesowej zachowaj klasyczne czcionki, kolory i rozmiary.

Zasada główna: Twoje e-maile powinny być łatwe do odczytania dla innych osób.

Zasadniczo najlepiej jest używać czcionek 10- lub 12-punktowych i łatwych do odczytania czcionek, takich jak Arial, Calibri lub Times New Roman.

Jeśli chodzi o kolor, czerń jest najbezpieczniejszym wyborem.

Zbyt długie maile

Większość ludzi spędza sekundy – nie minuty czy godziny – czytając e-mail, a wiele osób tylko je przegląda, więc napisz e-mail odpowiednio zwięźle.

Duże bloki tekstu są trudne do odczytania, więc lepiej jest łamać e-maile w krótkie akapity. Punkty kontrolne lub listy numerowane są jeszcze łatwiejsze do strawienia.

Możesz także użyć pogrubienia lub kursywy, aby wyróżnić ważne elementy wiadomości, ale należy to robić oszczędnie.

Zajrzyj na:
DARMOWY TEST OSOBOWOŚCIOWY: https://antonilacki.com/
MÓJ FANPAGE: https://antonilacki.com/facebook
INSTAGRAM: https://antonilacki.com/instagram
LINKEDIN: https://antonilacki.com/linkedin
SNAPCHAT: https://antonilacki.com/snapchat
TWITTER: https://twitter.com/antonilacki

WSPÓŁPRACA:
kontakt@antonilacki.com

Dodaj komentarz

avatar
  Subscribe  
Powiadom o